Gru 13

Kontrola poczty elektronicznej pracownika.

Pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracowników, jeżeli wcześniej ich o tym poinformował. Zasady tego rodzaju kontroli należy ujawnić  w przepisach wewnętrznych przedsiębiorstwa. Przykładem takiego dokumentu może być regulamin  pracy.

Firmowa skrzynka elektroniczna jest własnością pracodawcy. Pracownik za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy. Dlatego pracodawca ma prawo do kontroli służbowej poczty pracownika. W przepisach Prawa Pracy nie określono czy kontrola taka jest dopuszczalna. Niemniej jednak uprawnienie pracodawcy można wywnioskować z istoty stosunku pracy.Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Skoro istotną cechą stosunku pracy jest pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy w czasie przeznaczonym na pracę, to powinno temu odpowiadać uprawnienie pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika, w tym obowiązków realizowanych z użyciem poczty elektronicznej. W drugiej kolejności rozważymy relacje pomiędzy kontrolą służbowej poczty elektronicznej a tajemnicą korespondencji.  Bez wątpienia pracodawca ma obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 11  Kodeksu pracy). Do dóbr osobistych zalicza się m.in. tajemnicę korespondencji.Dobra osobiste, w tym tajemnica korespondencji, nie mają jednak charakteru bezwzględnego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 30 września 2008 r. (II CSK 144/08), do okoliczności wyłączających bezprawność naruszenia dóbr osobistych należy zaliczyć: działanie w ramach porządku prawnego, tj. działanie dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa, wykazywanie prawa podmiotowego, zgodę właściciela korespondencji na jej ujawnienie,
działania w ochronie uzasadnionego interesu pracodawcy. Skutkiem naruszenia tajemnicy korespondencji, jako dobra osobistego, może być w szczególności roszczenie pracownika o zadośćuczynienie lub o wpłatę odpowiedniej sumy na cel społeczny (art. 24 Kodeksu cywilnego). Dlatego wszelkie formy kontroli korespondencji należy stosować z ostrożnością. Przykładowa sprawa realizowana przez Prywatne Biuro Śledcze- Detectio:
W trakcie realizacji zlecenia, detektyw otrzymał od  klientów informację, że prezentując ofertę firmy pracownik zaoferował realizację tej samej usługi w niższej cenie – w ramach prowadzonej przez swojego brata działalności gospodarczej. W tej sytuacji prowadzenie monitoringu korespondencji wysyłanej ze służbowej skrzynki e-mailowej Sąd uznał, że działania były legalne i nastąpiło w ramach uzasadnionego interesu pracodawcy.

Należy pamiętać:

Zdaniem większości specjalistów prawa pracy, pracodawca może kontrolować korespondencję prowadzoną ze służbowych skrzynek e-mailowych, jeżeli wyraźnie zastrzegł, że
skrzynka nie może być wykorzystywana do celów prywatnych, a korespondencja prowadzona przez pracownika nie zawiera wyraźnego oznaczenia wskazującego na prywatny
charakter korespondencji. Należy bowiem przyjąć domniemanie, że korespondencja z poczty służbowej jest prowadzona w imieniu i w interesie pracodawcy.

Przykładowa procedura monitorowania poczty elektronicznej przez pracodawcę:

1. Pracodawca opracowuje zasady i warunki kontroli służbowej poczty.
 2. Pracodawca zamieszcza warunki kontroli poczty służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych.
Można je zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub oddzielnej informacji przekazywanej pracownikom. Pracodawca powinien więc
dochować warunków zmiany regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy, jeżeli chce wprowadzić zapisy dotyczące kontroli poczty do tych dokumentów.
3. Pracodawca informuje pracowników o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
Taką informację pracodawca przekazuje w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. na tablicy ogłoszeń lub pocztą elektroniczną. Jeżeli zapisy w tym zakresie są zawarte w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, to wówczas zapoznawany z tymi dokumentami pracownik jest jednocześnie informowany o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
4. Pracodawca może rozpocząć kontrolowanie służbowej poczty.

Pracodawca nie może kontrolować prywatnych e-maili pracownika. Kontrola obejmuje tylko e-maile służbowe.

Podstawy prawne:

● art. 11, art. 22, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
● art. 23–24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. z 2014 r., poz. 121
● pkt 10 lit. e załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
– Dz.U. Nr 148, poz. 973
● art. 23–24, art. 27 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1371

 

 

Pozostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: